Si de loin l'association peut pour certains ressembler à une bande copain, c'est un beaucoup plus que ça. C'est aussi une asso structurée de 90 personnes avec un règlement intérieur, un Conseil d'Administration. Sortir en mer, assurer les déplacements, participer aux manifestations, garantir la sécurité, le bon état des bateaux, moteurs, etc.., former des chefs de bords, tenir la compta, le secrétariat,..., tout ça ne s'improvisent !
Dans un souci d'information et de transparence, voilà un résumé du dernier CA qui s'est tenu au local, lundi dernier.
1. Liste des présents et rappel des
responsabilités
Les responsabilités de chacun
sont rappelées. La question de l'ouverture des réunions de CA à des personnes
extérieures est évoquée. Le CA est déjà nombreux (10), la présence d'extérieurs
alourdirait les réunions et ne paraît pas souhaitable. La présence d'expert
reste cependant possible au cas par cas.
Il y a trois niveaux d'information, le CA, les actifs et l'ensemble des adhérents. Des outils existent pour chaque niveau, la question est de les rappeler et de les améliorer, une bonne circulation de l'information est en effet importante au niveau d'une association. Les membres du CA se voient régulièrement et échangent entre eux. Pour ceux qui ont une sensibilité informatique, le fichier partagé (lien) en écriture "QuiFaitQuoi" permet d'inscrire des actions et de suivre leurs réalisations. Le secrétaire pourra compléter ce fichier suivant les informations qu'il aura.
Les actifs sont environ 25 et incluent les membres du CA, ils forment la cheville ouvrière de l'association, ils se voient également régulièrement et échangent entre eux. Le fichier partagé (lien) en écriture "Planning" permet de connaître les événements et d'inscrire sa disponibilité, il est également supervisé par le secrétaire. Des emails "News" du secrétaire viennent compléter l'information.
Pour l'ensemble des adhérents le Blog de l'association et le site Facebook (réactif et plus consulté, il est complètement public) donnent l'information, ce sont aussi les vitrines extérieures de l'association. L'Agenda du Blog est très important comme outil de communication générale (sorties, carénages, manifestations, etc.), il est alimenté principalement par les chefs de bord et le secrétaire. Des Newsletters (billets) sont transmis à l'ensemble des adhérents. La mise à jour régulière du Blog et les Newsletters sont un point à améliorer.
Liliane gère le fichier des adhérents, il est partagé en lecture avec le président et le secrétaire. La trésorière gère également le fichier des comptes qu'elle partage en écriture avec le président.
Le courrier arrive au local, il est régulièrement relevé et mis à disposition dans un classeur. La récupération de courrier recommandé pose problème, une procuration sera établie par le président pour Jean-Marie et Charles.
Le point de la diffusion des comptes-rendus d'AG et des réunions de CA est évoqué. Actuellement le dernier compte-rendu d'AG n'a été diffusé qu'à la mairie, la préfecture et aux membres du CA. Le CA ne souhaite pas de diffusion plus large, cependant cela pourrait être affiché au local. A l'avenir on pourrait mettre sur le Blog la présentation faite à l'AG et un résumé. Penser à mettre un panneau d'affichage au local (Statuts, Règlement intérieur, compte-rendu d'AG, informations...).
3. Finances
A l'unanimité les membres du
CA donnent leur accord pour qu'une procuration soit établie auprès du Crédit
Maritime pour la trésorière Liliane Chevalet. Liliane doit pouvoir endosser les
chèques, faire des dépôts, retirer les carnets de chèques, demander tout
document relatif au fonctionnement du compte (relevés), effectuer des
virements. La signature des chèques reste la prérogative du président, il
donnera son accord pour les virements.
Les conditions de participation de l'association aux manifestations Normandy Channel Race et Goût du Large sont à préciser. Actuellement nous intervenons sous l'autorité du CRPMM (Bruno Conan), il faudrait être associé aux comités de pilotages.
Le remboursement des frais de route en voiture et de gasoil est évoqué. Le président rappelle qu'il a toujours été dit que l'association prenait en charge les frais liés aux chaloupes et pas ceux des personnes. Le règlement intérieur indique que les frais de gasoil ne sont remboursés par l'association que dans le cadre des manifestations reconnues par le CA. Le cas des déplacements liés à l'achat du Neptune est particulier et peut donner lieu à remboursement sur justificatif.
4. Sujets en cours (dont partie dans le fichier "QuiFaitQuoi")
- la remotorisation des
chaloupes Jolie Brise, Saint Jacques et Julien Germaine demande une
régularisation auprès des douanes de Cherbourg, action Dimitri
- Neptune : l'assurance a été
prise auprès de la SAMAP, reste à faire le transfert de propriété auprès de la
DDTM de Caen (action Alain T.). Un carénage a été fait, il a montré des
faiblesses au niveau mécanique et il ne faut pas utiliser le moteur, le
gréement pourrait être testé à quai. Une rentrée du bateau au local pour
travaux est prévue à l'automne, le moteur pourrait être démonté et révisé avant
pour éviter que la coque ne sèche trop. Il faudra prévoir un coffre de
rangement et une pompe à eau automatique. La couleur proposée est bleu très
foncé pour la coque avec un liston blanc.
- projet MMIAH, il s'agit
d'un projet européen mettant en valeur les atouts touristiques peu connus
concernant le patrimoine Maritime, militaire et industriel. La présentation de
l'association a suscité de l'intérêt, Alain T. participe aux travaux.
- projet de nouveau ponton,
le dossier est suivi par Chloé et des devis sont en cours. Une association avec
Régis Follin (le Scaph des Mers) est possible, une rencontre avec Dimitri est
prévue.
- une demande de classement
des chaloupes auprès de la DRAC (monuments historiques) est en cours (action
Alain T.).
- révision de la liste des
chefs de bord. Pour rappel être chef de bord implique des compétences mais aussi une participation régulière à l'entretien des bateaux et aux manifestations.
5. Organisation des prochaines
manifestations (fichier
"Planning" et Agenda
- Fête du Port, Tous en
Marinière (dimanche 29 juillet 2018).
Nous pourrons disposer d'une
cabane et y accoler notre barnum. Rendez-vous pour l'installation dimanche
matin à 9h.
- Bénédiction de la Mer,
samedi et dimanche 11 et 12 août 2018.
Chef de bord des chaloupes :
Jolie Brise (Patrice), Saint Jacques (Jean-Marie), Julien Germaine (Alain
Y. et Michel L., garder 2 places pour Philippe et 2 autres pour
Olivier F. (Alain T. le prévient par email). La décoration des chaloupes se
fera le vendredi soir (18-20h).
Sortie en mer le samedi matin
(10h30, ne pas mettre les voiles à cause de la décoration), balades dans le
bassin l'après-midi et le dimanche (deux chaloupes). Pour les sorties en mer il
faut absolument un gilet par personne.
Le barnum pourra être
installé le dimanche (rien le samedi).
6. Questions diverses
Une discussion s'engage sur
la qualité des drisses et des écoutes des chaloupes, il faudrait peut-être
standardiser cela. Une poulie est à revoir sur jolie Brise.
La question du niveau de gasoil dans les réservoirs fait débat. Normalement, les pleins de réservoirs sont faits au moment de l'hivernage (pour éviter la condensation dans les réservoirs), il semble que cela n'ait pas été fait pour toutes les chaloupes. Ensuite ce sont les adhérents qui maintiennent le niveau des réservoirs au gré des sorties, l'association compensant pour ce qui concerne les déplacements et balades lors des manifestations. Les chefs de bord doivent être vigilants pour maintenir les niveaux en sollicitant les participants aux sorties (Julien Germaine consomme beaucoup plus par ex.). Alain T. va faire un pointage des consommations notées sur les livres de bord.
Penser à l'organisation pour la fête de la crevette à Honfleur et le du Goût du large, pour ce dernier ne pas oublier l'invitation des bateaux.
La prochaine assemblée générale suivie du repas des adhérents est fixée au 9 mars 2019. Le prochain CA est planifié le vendredi 19 octobre 2018 à 17 h.
La séance est levée vers 20h.
